Ngày cập nhật nội dung: 25/10/2026.
Thời điểm áp dụng: Từ ngày Bảo Tín ban hành và công bố phiên bản này trên website.
1. Mục đích và phạm vi áp dụng
CÔNG TY TNHH MTV KIẾN TRÚC XÂY DỰNG BẢO TÍN, sau đây gọi là “Bảo Tín”, xây dựng chính sách này nhằm giúp Quý khách hiểu cách thông tin cá nhân được tiếp nhận, sử dụng, lưu giữ và bảo vệ trong quá trình liên hệ và sử dụng dịch vụ.
Chính sách áp dụng đối với thông tin được Bảo Tín tiếp nhận qua website https://baotincons.vn/, điện thoại, email, các tài khoản Zalo và Messenger được liên kết trên website, cùng hoạt động giao dịch trực tiếp với công ty.
Phạm vi dịch vụ gồm tư vấn, thiết kế kiến trúc, kết cấu, điện nước; xây dựng nhà ở; thi công phần thô và hoàn thiện; sửa chữa, cải tạo nhà; thiết kế và thi công nội thất.
Thông tin phục vụ tư vấn ban đầu được phân biệt với hồ sơ phát sinh khi khảo sát, ký kết hợp đồng, thiết kế, thi công, nghiệm thu, bàn giao và bảo hành.
2. Đơn vị phụ trách và đầu mối tiếp nhận
-
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MTV KIẾN TRÚC XÂY DỰNG BẢO TÍN.
-
Văn phòng giao dịch: 55 Đường A1, KĐT Đông Tăng Long, P. Long Phước, TP.HCM.
-
Website: https://baotincons.vn/
-
Hotline: 0339 980 968.
-
Email tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân: baotincons2025@gmail.com.
Đối với hoạt động do công ty quyết định mục đích và cách thức xử lý, Bảo Tín chịu trách nhiệm tổ chức tiếp nhận, sử dụng và quản lý dữ liệu trong phạm vi trách nhiệm của mình.
Ban Giám đốc phân công nhân sự phụ trách tiếp nhận yêu cầu qua email và hotline nêu trên, phối hợp với người quản lý hồ sơ và đơn vị kỹ thuật khi cần thiết.
Địa chỉ văn phòng giao dịch được sử dụng làm địa điểm liên hệ trực tiếp trong chính sách này, không thay thế thông tin trụ sở pháp lý trên hồ sơ doanh nghiệp hoặc hợp đồng.
3. Thông tin được tiếp nhận
Tùy nhu cầu của Quý khách và công việc thực tế, Bảo Tín tiếp nhận thông tin trong các nhóm sau:
Thông tin liên hệ và tư vấn
Họ tên, số điện thoại, email, khu vực hoặc địa chỉ công trình, loại dịch vụ quan tâm và nội dung cần tư vấn.
Thông tin về ngân sách dự kiến, diện tích, quy mô hoặc thời gian triển khai được ghi nhận khi Quý khách cung cấp để hỗ trợ xây dựng phương án phù hợp.
Thông tin phục vụ khảo sát và thực hiện dịch vụ
Hình ảnh hiện trạng, bản vẽ, thông tin mặt bằng, yêu cầu thiết kế và tài liệu liên quan do Quý khách hoặc người đại diện được phép cung cấp.
Thông tin khảo sát được ghi nhận trong phạm vi công việc đã thống nhất với Quý khách.
Thông tin hợp đồng và giao dịch
Thông tin cần thiết để lập hợp đồng, xác định các bên, thực hiện thanh toán, nghiệm thu, bàn giao, bảo hành và giải quyết phản ánh khi phát sinh.
Giấy tờ định danh chỉ được yêu cầu khi có nhu cầu hợp pháp, cụ thể và được hướng dẫn qua kênh phù hợp; không yêu cầu gửi qua biểu mẫu tư vấn thông thường.
Thông tin kỹ thuật
Thông tin kỹ thuật phát sinh từ việc truy cập website phụ thuộc vào cấu hình máy chủ, trình duyệt và dịch vụ được tích hợp. Phạm vi dữ liệu tự động thu thập phải được thông báo phù hợp với cấu hình thực tế; chính sách này không mặc định mọi thông tin về IP, thiết bị hoặc hành vi truy cập đều được thu thập.
Nguồn tiếp nhận và tính cần thiết
Thông tin chủ yếu được nhận trực tiếp từ Quý khách, người đại diện được phép cung cấp hoặc quá trình khảo sát đã thống nhất. Khi nhận thông tin từ nguồn khác, Bảo Tín phải kiểm tra nguồn, quyền cung cấp và mục đích sử dụng trước khi xử lý.
Thông tin bắt buộc phải được phân biệt tại nơi thu thập. Nếu thiếu thông tin cần thiết, Bảo Tín có thể chưa liên hệ hoặc chưa xử lý đầy đủ yêu cầu.
Quý khách không gửi mật khẩu, mã OTP, thông tin đăng nhập ngân hàng hoặc thông tin riêng tư không liên quan đến nhu cầu dịch vụ.
4. Mục đích và nguyên tắc sử dụng
Thông tin được sử dụng trong phạm vi cần thiết để:
-
Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu.
-
Trao đổi nhu cầu, hẹn khảo sát và lập phương án, báo giá.
-
Thực hiện công việc theo hợp đồng.
-
Phối hợp tiến độ, nghiệm thu và bàn giao.
-
Tiếp nhận bảo hành, phản ánh hoặc tranh chấp.
-
Thực hiện nghĩa vụ pháp lý liên quan.
Với hoạt động cần sự đồng ý, Bảo Tín phải giải thích rõ dữ liệu và mục đích sử dụng trước khi ghi nhận lựa chọn. Trường hợp xử lý không dựa trên sự đồng ý phải có căn cứ pháp luật phù hợp với hoạt động cụ thể.
Việc gửi yêu cầu tư vấn không đồng nghĩa với đồng ý nhận quảng cáo hoặc cho phép công khai hình ảnh công trình. Sự im lặng không được xem là sự đồng ý.
Nếu triển khai quảng cáo trực tiếp, Bảo Tín thực hiện cơ chế lựa chọn riêng. Quý khách có thể yêu cầu ngừng nhận quảng cáo qua email hoặc hotline. Lựa chọn này không làm mất quyền được hỗ trợ đối với hợp đồng đang thực hiện.
5. Cách thức xử lý
Thông tin có thể được tiếp nhận, ghi nhận, phân loại, lưu trữ, tra cứu, cập nhật và sử dụng để giải quyết công việc tương ứng.
Hồ sơ được quản lý theo từng yêu cầu tư vấn hoặc công trình, qua tài liệu giấy và các kênh điện tử phục vụ công việc. Việc cung cấp cho người khác, sao chép, xóa hoặc hủy phải có mục đích và người chịu trách nhiệm.
Bảo Tín không được mở rộng việc sử dụng dữ liệu sang mục đích mới chỉ vì đã có thông tin của Quý khách.
Trước khi áp dụng công cụ phân tích, phân loại khách hàng hoặc xử lý tự động có ảnh hưởng đến Quý khách, công ty phải đánh giá phạm vi sử dụng và thực hiện thông báo, lấy sự đồng ý khi cần.
6. Phạm vi tiếp cận và bên nhận thông tin
Việc phân quyền được tổ chức theo nhiệm vụ:
-
Nhân sự tư vấn: tiếp cận thông tin liên hệ và nhu cầu để phản hồi, sắp xếp công việc.
-
Nhân sự thiết kế, kỹ thuật và quản lý công trình: tiếp cận tài liệu cần thiết cho khảo sát, thiết kế và thi công.
-
Nhân sự phụ trách hợp đồng, kế toán: tiếp cận hồ sơ phục vụ giao dịch và nghĩa vụ liên quan.
-
Nhân sự bảo hành: tiếp cận thông tin công trình và yêu cầu cần xử lý.
-
Ban Giám đốc hoặc người được giao phụ trách: kiểm tra, điều phối và giải quyết yêu cầu trong phạm vi trách nhiệm.
Một người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc; phạm vi tiếp cận vẫn phải phù hợp với nhiệm vụ được giao.
Nếu có sử dụng đơn vị website, lưu trữ, phần mềm hoặc đối tác hỗ trợ dịch vụ, Bảo Tín phải xác định bên nhận, dữ liệu cần cung cấp, mục đích và trách nhiệm bảo vệ trước khi cho phép tiếp cận.
Không cung cấp toàn bộ hồ sơ khách hàng khi chỉ một phần thông tin là cần thiết. Việc chia sẻ không tự tạo quyền cho bên nhận dùng dữ liệu để quảng cáo riêng.
Thông tin được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi có căn cứ và yêu cầu hợp pháp.
Xử lý dữ liệu liên quan đến nước ngoài
Dịch vụ email, mạng xã hội, bản đồ hoặc hệ thống lưu trữ có thể liên quan đến nhà cung cấp ngoài Việt Nam. Bảo Tín phải kiểm tra luồng dữ liệu, điều kiện dịch vụ và nghĩa vụ áp dụng trước khi sử dụng để xử lý hồ sơ khách hàng.
Chính sách này không cam kết rằng mọi dữ liệu đều được lưu trữ tại Việt Nam.
7. Thời gian lưu giữ
Bảo Tín tổ chức lưu giữ theo từng nhóm hồ sơ:
| Nhóm hồ sơ | Nguyên tắc lưu giữ |
|---|---|
| Khách chỉ yêu cầu tư vấn, chưa ký hợp đồng | Tối đa 12 tháng kể từ lần trao đổi cuối cùng có liên quan đến yêu cầu, trừ trường hợp có căn cứ hợp pháp để tiếp tục lưu hoặc phải xử lý yêu cầu xóa sớm hơn. |
| Hồ sơ khách đã ký hợp đồng | Trong quá trình thực hiện và thời gian cần thiết để hoàn thành nghĩa vụ còn lại; sau đó phân loại theo yêu cầu lưu trữ áp dụng cho từng tài liệu. |
| Hồ sơ kế toán và chứng từ | Theo thời hạn pháp luật áp dụng cho từng loại tài liệu, không áp dụng chung một thời hạn cho mọi hồ sơ. |
| Hồ sơ bảo hành | Trong thời gian thực hiện nghĩa vụ bảo hành và thời gian lưu tiếp có căn cứ pháp lý, nếu có. |
| Hồ sơ phản ánh, tranh chấp | Trong quá trình giải quyết và thời gian lưu theo nghĩa vụ pháp lý liên quan. |
| Cookie và nhật ký kỹ thuật | Theo loại công cụ, mục đích và thời hạn cấu hình được kiểm tra, công bố riêng; không áp dụng mặc định thời hạn của hồ sơ tư vấn. |
Việc gửi quảng cáo một chiều không được dùng để tự động kéo dài thời gian lưu hồ sơ tư vấn.
Khi hết thời hạn, người phụ trách hồ sơ phối hợp với nhân sự kỹ thuật để xóa, hủy hoặc khử nhận dạng phù hợp. Tài liệu giấy phải được hủy theo cách hạn chế khả năng khôi phục thông tin.
Dữ liệu trong bản sao lưu cần được quản lý theo chu kỳ sao lưu và xóa đã xác định, hạn chế sử dụng ngoài mục đích phục hồi hệ thống. Nếu phục hồi dữ liệu, phải áp dụng lại những yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý còn hiệu lực.
8. Bảo vệ thông tin và xử lý sự cố
Bảo Tín quy định các yêu cầu bảo vệ sau đối với người được tiếp cận dữ liệu:
-
Sử dụng tài khoản theo nhiệm vụ; không chia sẻ mật khẩu tùy tiện.
-
Bảo vệ thiết bị và khóa màn hình khi không sử dụng.
-
Kiểm tra đúng người nhận trước khi gửi hồ sơ.
-
Không tạo liên kết công khai đối với tài liệu khách hàng.
-
Cất giữ hồ sơ giấy tại nơi được kiểm soát.
-
Thu hồi quyền truy cập khi thay đổi nhiệm vụ hoặc kết thúc công việc.
-
Phối hợp với đơn vị kỹ thuật để quản lý sao lưu, cập nhật và sự cố.
Các yêu cầu này phải được tổ chức thực hiện phù hợp với hệ thống đang sử dụng.
Rủi ro có thể phát sinh từ gửi nhầm tài liệu, mất thiết bị, truy cập trái phép hoặc sự cố hệ thống. Bảo Tín không đưa ra cam kết loại bỏ tuyệt đối mọi rủi ro.
Khi phát hiện hoặc nhận thông báo về sự cố, người phụ trách phải ghi nhận, báo cáo Ban Giám đốc, phối hợp hạn chế ảnh hưởng, kiểm tra nguyên nhân và thực hiện nghĩa vụ thông báo theo trường hợp áp dụng.
Quý khách có thể báo dấu hiệu sử dụng thông tin trái phép qua email baotincons2025@gmail.com hoặc hotline 0339 980 968.
9. Quyền của Quý khách và cách gửi yêu cầu
Quý khách có quyền được biết về việc xử lý dữ liệu; đồng ý, không đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; xem, yêu cầu chỉnh sửa, cung cấp, xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý dữ liệu theo quy định.
Quý khách cũng có quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường và đề nghị thực hiện biện pháp bảo vệ dữ liệu theo pháp luật.
Quy trình tiếp nhận và giải quyết
Bước 1 — Gửi yêu cầu
Gửi email đến baotincons2025@gmail.com với tiêu đề “Yêu cầu về dữ liệu cá nhân”, hoặc gọi 0339 980 968 để được hướng dẫn.
Nội dung nên có thông tin liên hệ để nhận phản hồi, yêu cầu cụ thể và thông tin giúp xác định hồ sơ liên quan.
Bước 2 — Đối chiếu thông tin
Nhân sự phụ trách đối chiếu với hồ sơ đang quản lý. Khi cần, Bảo Tín đề nghị bổ sung thông tin vừa đủ để xác minh người yêu cầu hoặc quyền đại diện.
Không mặc định yêu cầu mọi khách hàng gửi căn cước hoặc giấy tờ nhạy cảm.
Bước 3 — Xử lý yêu cầu
Bảo Tín kiểm tra phạm vi, căn cứ và phối hợp với người quản lý hồ sơ hoặc đơn vị kỹ thuật để thực hiện trong thời hạn pháp luật áp dụng.
Bước 4 — Thông báo kết quả
Kết quả được phản hồi qua email hoặc kênh đã thống nhất. Nếu không thể thực hiện toàn bộ, Bảo Tín giải thích phần chưa thực hiện và lý do phù hợp.
Rút lại sự đồng ý có thể ảnh hưởng đến công việc cần dữ liệu đó. Bảo Tín giải thích ảnh hưởng cụ thể; không mặc định việc rút lại đồng ý nhận quảng cáo làm chấm dứt dịch vụ đang thực hiện.
Một số hồ sơ vẫn phải được lưu khi có nghĩa vụ pháp lý. Yêu cầu xóa không đồng nghĩa với việc mọi tài liệu đều được xóa ngay.
10. Cookie và dịch vụ bên thứ ba
Website có bản đồ Google được nhúng và các liên kết dẫn đến Messenger, Zalo.
Nội dung nhúng có thể tạo kết nối đến hệ thống bên thứ ba khi tải trang. Liên kết bên ngoài đưa Quý khách đến nền tảng tương ứng khi được mở. Hai hình thức này có thể có cách xử lý dữ liệu khác nhau.
Thông tin về Google được cung cấp tại:
https://policies.google.com/privacy
Đối với Messenger, Zalo và các nền tảng khác, Quý khách có thể xem chính sách quyền riêng tư được công bố trong ứng dụng hoặc website của nhà cung cấp.
Quý khách có thể xem, xóa hoặc giới hạn cookie qua cài đặt trình duyệt. Một số lựa chọn có thể ảnh hưởng đến chức năng của trang.
Bảo Tín có trách nhiệm rà soát công cụ đang hoạt động để công bố danh sách cookie, dữ liệu kỹ thuật, mục đích và thời hạn tương ứng; đồng thời triển khai cơ chế lựa chọn khi cần. Chính sách này không tuyên bố website đã có bảng quản lý cookie hoặc đang dùng một công cụ phân tích, quảng cáo cụ thể khi chưa được kiểm tra.
11. Hình ảnh, bản vẽ và thông tin công trình
Ảnh hiện trạng, bản vẽ và tài liệu được gửi để tư vấn hoặc thực hiện dịch vụ không mặc nhiên được phép sử dụng cho truyền thông.
Trước khi đăng website, fanpage hoặc quảng cáo, người phụ trách cần xin phép riêng về tài liệu sử dụng, nội dung nhận diện được công khai và kênh đăng. Sự đồng ý phải được lưu lại bằng hình thức có thể đối chiếu.
Trước khi công bố, cần rà soát tên, số điện thoại, số nhà, khuôn mặt, giấy tờ và các chi tiết riêng tư. Nội dung không cần thiết phải được che hoặc loại bỏ.
Quý khách có thể liên hệ email hoặc hotline để đề nghị kiểm tra, điều chỉnh hoặc gỡ nội dung liên quan đến mình. Bảo Tín xem xét và xử lý theo phạm vi quyền, thỏa thuận và quy định áp dụng.
12. Dữ liệu của trẻ em và người cần cơ chế bảo vệ riêng
Hoạt động chụp ảnh công trình có thể vô tình ghi nhận hình ảnh trẻ em hoặc người khác trong gia đình.
Nhân sự khảo sát và người phụ trách nội dung phải hạn chế ghi nhận thông tin không cần thiết, rà soát trước khi lưu hoặc chia sẻ và che, loại bỏ thông tin khi phù hợp.
Khi thực sự cần xử lý dữ liệu thuộc nhóm cần bảo vệ riêng, Bảo Tín phải kiểm tra điều kiện áp dụng, quyền đại diện và yêu cầu về sự đồng ý trước khi thực hiện.
Quý khách nên tránh gửi hình ảnh hoặc tài liệu của người khác khi không cần thiết cho công việc.
13. Cập nhật chính sách và liên hệ
Chính sách được công bố tại:
https://baotincons.vn/chinh-sach-bao-mat
Khi thay đổi, Bảo Tín ghi nhận ngày cập nhật, nội dung điều chỉnh và lưu phiên bản trước để đối chiếu.
Những thay đổi ảnh hưởng đến mục đích, phạm vi hoặc cách xử lý dữ liệu phải được thông báo phù hợp. Nếu cần sự đồng ý mới, công ty phải thực hiện trước khi áp dụng.
Việc tiếp tục truy cập website không tự động thể hiện sự đồng ý với mọi thay đổi.
Đầu mối liên hệ
CÔNG TY TNHH MTV KIẾN TRÚC XÂY DỰNG BẢO TÍN
-
Văn phòng giao dịch: 55 Đường A1, KĐT Đông Tăng Long, P. Long Phước, TP.HCM.
-
Hotline: 0339 980 968.
-
Email tiếp nhận yêu cầu: baotincons2025@gmail.com.
-
Website: https://baotincons.vn/.
